So vermeiden IT-Dienstleister eine Kostenexplosion in der Cloud

Trotz der steigenden Beliebtheit von Cloud-Lösungen herrscht nach wie vor Unsicherheit, wenn es um die Planung und Berechnung von Cloud-Kosten geht. Hier erfahrt ihr, wie die häufigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Kostenmanagement in der Cloud gemeistert werden können. 

Wer darf auf der Cloud-Management-Plattform Server erstellen? Wo liegt die Hauptverantwortung für das Kostenmanagement der Cloud-Infrastruktur? Und wie werden Leistungen an Endkundinnen und Endkunden weiterverrechnet? Eine der grössten Hürden von Cloud-Migrationen sind Bedenken rund ums Kostenmanagement.

«Meiner Meinung nach gibt es drei Gründe, wieso die Kosten von Cloud-Infrastrukturen so ein grosses Thema sind», sagt Xelon-CEO und Schweizer Cloud-Pionier Michael Dudli. Er hat diese Punkte für uns zusammengefasst:

• Kontrolle: Wer übernimmt die Hauptverantwortung bezüglich Kostenkontrolle? 
  Als Systemadministrator kann man - unabhängig davon, ob bei einem Hyperscaler wie Azure oder einem lokalen Provider wie Xelon - im Portal einen Server einrichten. Im Gegensatz dazu gab es bei der On-Prem-Infrastruktur einen Prozess zur Beschaffung von Hardware. «Mittlerweile wollen die meisten IT-Dienstleister, dass die Systemadministratorin oder der Systemadministrator das auch selbst machen kann. Dies führt bis zu einem gewissen Grad zu einem Kontrollverlust: Wer kontrolliert und bestimmt nun, wie viele Server bei welcher Kundin oder welchem Kunden erstellt werden?», weiss Michael Dudli aus seiner langjährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Schweizer IT-Service-Providern.
• Reporting: Wer kontrolliert die zugewiesenen Server am Ende des Monats?
  Auch beim Reporting müssen Verantwortlichen definiert werden. Wer gibt die Rechnung frei und wer trägt die Hauptverantwortung? Ausserdem sollte man sich überlegen, inwiefern sich mit der Cloud im Vergleich zu früheren Modellen mit eigener IT-Infrastruktur Kosten optimieren lassen.
• Abrechnung: Wie erfolgt die Weiterverrechnung?
  Cloud-Lösungen werden oft im Pay-as-you-go-Bezahlmodell angeboten. Das heisst, dass ihr nur tatsächlich bezogene Leistungen bezahlen müsst. Die Rechnungsstellung sollte eng mit dem Reporting verknüpft sein. Wenn jemand in einem Kundensystem einen Server erstellt, in einem Kunden-Tenant mehr CPU oder mehr Festplatten zu einem Server hinzufügt – wer stellt sicher, dass dies der Kundin oder dem Kunden weiterverrechnet wird? Wie kann garantiert werden, dass der Prozess intern wirklich stimmt, damit am Ende des Monats auch die richtige Rechnung ausgelöst wird?

Unten zeigt Xelon-CEO Michael Dudli, wie IT-Service-Provider die mit den Kosten von Cloud-Infrastrukturen zusammenhängenden Herausforderungen meistern können. 

3 Tipps zum Kostenmanagement in der Cloud für IT-Dienstleister

• Kostenberechnung: In der Cloud muss man wissen, wie viel CPU, RAM und Festplatten gebraucht werden, um die Kalkulation eines ganzen Projekts machen zu können. Das ist laut unseren Cloud-Expertinnen und -Experten in den meisten Fällen keine komplexe Berechnung, aber es ist ein Umdenken im Gegensatz zu früher, als man einfach Hardware bestellte – manchmal viel zu viel – und der VM so viel zuwies, wie gerade notwendig war. Das ändert sich mit der Cloud, weil man dank guter Planung Geld sparen kann. Jedes Gigabyte RAM und jeder CPU-Core weniger führt zu tieferen Kosten.
• Access Rights und Access Flow: In Bezug auf Access Rights und Access Flow zeigt Michael Dudli einen weiteren wichtigen Punkt zur Kontrolle der Kosten von Cloud-Infrastrukturen auf: «Wenn man nicht will, dass Mitarbeitende einen Server erstellen, dann muss oder soll man ihnen dieses Recht auch nicht geben. Eine Alternative wäre das Implementieren eines Access Flows. Das heisst, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter einen Server erstellt, dann soll dieser Server nicht direkt erstellt, aber ein E-Mail an eine Führungskraft ausgelöst werden, die das bewilligen kann, und dann wird der Server erstellt. Oder es wird eine Benachrichtigung ausgelöst, damit zumindest die Buchhaltung, Abteilungsleitung oder Operations-Teamleitung weiss, dass jemand einen Server erstellt hat, und prüfen könnte, ob das richtig oder falsch ist.» Bei einer Cloud-Migration sind Access Rights und Access Flow wichtige Aspekte, die zu beachten sind. Insbesondere bei grösseren Teams kann es schwierig sein, die Kontrolle zu behalten, wenn die Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten nicht entsprechend geregelt sind. 
• Weiterverrechnung: Wenn für eine Kundin oder einen Kunden ein Server erstellt wird oder mehr CPU und RAM hinzugefügt werden, muss auch dafür gesorgt werden, dass dies weiterverrechnet wird, damit man nicht auf diesen Kosten sitzen bleibt. Michael Dudli zufolge kann dies entweder manuell oder automatisch geschehen, beispielsweise durch einen Report oder eine API-Integration, welche die Kosten direkt herauszieht. «In der Praxis sieht man alle möglichen Varianten. Bei den kleinen IT-Service-Providern ist es oftmals noch ein manueller Task, sie erhalten Reports, die sie dann auf die Kundinnen und Kunden aufteilen und weiterverrechnen. Bei den grösseren Unternehmen wird das meistens mit einer API-Integration gelöst, die den Prozess komplett automatisiert, sodass mögliche Fehlerquellen ausgeschlossen werden können», so der Xelon-CEO.

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